Cara Membagikan file Google Dokumen

Cara Membagikan file Google Dokumen - Google Dokumen merupakan program pengolah kata (word processor) online yang unggul yang memungkinkan kita untuk berbagi data dan berkolaborasi dengan orang lain. Pilihan berbagi yang bermacam-macam pengaturannya, kita dapat mengatur izin share file tersebut kepada orang-orang yang kita beri akses. Tidak hanya itu, kita juga dapat mewujudkan kerja sama dengan seluruh orang dengan cara berbagi dokumen dengan orang lain di berbagai penjuru dunia.

Cara Berbagi Dokumen dengan Pengguna Google Lainnya

Buka dokumen yang akan dibagikan. Kamu dapat membagikan berkas-berkas yang terdapat dalam Google Dokumen melaui situs web Google Dokumen itu sendiri (docs.google.com) atau pun dengan Google Drive (drive.google.com). File yang terdapat di kedua situs web tersebut. Bedanya, Google Drive dapat megubah, mengatur dan mengedit semua berkas dalam akun Goggle Drive, sedangkan Google Dokumenhanya mengolah berkas-berkas tersebut.

Cara Berbagi file Google Dokumen  adalah sebagai berikut :

1. Login ke akun Google, tempat file yang kamu simpan.
2. Klik tombol "Share" di pojok kanan atas berkas. Kemudian jendela Share akan terbuka.
3. Apabila  menggunakan Google Drive, kamu dapat  klik kanan pada file dan memilih "Share".
4. Tetapi Pilihan ini tidak tersedia di Google Docs.

 

Cara Membagikan file Google Dokumen 

Kamu dapat menambahkan orang lain yang  ingin dibagikan file. Atau dengan cara mengetikkan nama mereka orang yang ada pada Google Contacts atau alamat email agar mereka dapat mengakses file tersebut. Apbila teman atau orang lain yang kamu bagikan file tidak menggunakan Google Dokumen, maka adakn mendapat pemberitahuan untuk membuat akun gratis sebelum mengakses berkas tersebut.

Cara Menambahkan  Catatan pada Undangan untuk Pengeditan.

Atur perizinan atau setting konfigurasi akses berbagi pada setiap orang yang telah kamu tambahkan. Secara otomatis atau default, teman atau orang yang kamu tambahkan ini dapat melakukan edit atau merubah isi berkas. Namun, kamu dapat mengubah setelan dan memberikan izin kepada setiap orang menjadi "Can comment" (dapat memberikan komentar) atau "Can view" (hanya dapat melihat) saja.

Setiap orang  yang diberi izinkan  untuk berkomentar hanya dapat meninggalkan sebuah tulisan atau catatan pada file dokumen yang kita bagikan, tanpa membuat perubahan. Tetapi, pengguna yang diberi izinkan untuk melihat hanya dapat membukanya tersebut saja, tidak dapat berkomentar atau pun mengedit dan membuat perubahan lainnya.

Klik tombol "Done" setelah kamu selesai menambahkan. Email akan dikirimkan kepada orang-orang yang telah kamu tambahkan. Mereka dapat mengeklik tautan berkas yang terdapat di email di kotak masuk atau menemukannya di bagian "Shared with me" pada Google Drive.

Membagikan File Google Dokumen ke Semua Orang

Menentukan apakah kita menginginkan berkas atau file google dokumen dapat ditampilkan secara terbuka untuk orang. Pada suatu saat mungkin kamu ingin  membuat file google dokumen untuk semua orang dan lebih mudah diakses oleh siapa pun. Kamu dapat memberikan link akses kepada siapa pun dan menampilkan file secara terbuka.

Kita juga bias mengatur batas-batas setiap orang untuk melakukan pengeditan terutama bagi para pengguna anonim. Cara pengaturan berbagi file google dokumen ke semua orang adalah :

1. Buka berkas yang ingin bagikan,
2. kemudian klik "Share" di pojok kanan atas.
3. Selanjutnya, jendela berbagi (Sharing) akan terbuka.
4. Klik pilihan "Advanced".
5. Setelah jendela Sharing terbuka ada banyak sekali pengaturan yang tersedia. Disini kamu juga akan menemukan tautan yang langsung menyambung ke berkas-berkas Anda.

Klik menu"Change" di sebelah menu"Private" untuk mengatur siapa saja yang dapat mengakses berkas itu. Terdapat tiga pilihan yang dapat digunakn untuk berbagi tautan dengan orang lain:

On - Public on the web:

Artinya semua orang dapat mengakses file tapa memiliki tautan. Mesin penelusuran dapat menampilkan berkas pada hasil pencarian. Dalam hal ini, akun Google tidak diperlukan.

On - Anyone with the link:

Artinya setiap orang yang mengunjungi link dapat mengakses berkas, tetapi tidak perlu akun Google.

Off - Specific people

Artinya pilihan ini berlaku untuk mengembalikan file pada pengaturan berbagi yang dikhususkan untuk orang-orang tertentu.

Silahkan mengatur perizinan. Setelah kamu menentukan pilihan dan memilih "On", selanjutkan kamu dapat menentukan tingkat kewenangan pengeditan terhadap pengunjung anonim. Tetapi apabila kamu tidak ingin orang lain melakukan perubahan, pilih "Can view" dari menu "Access".

Karena kamu membagikan berkas kepada orang yang memiliki tautan, maka  orang tersebut yang membuka file akan masuk secara anonim. Disini kamu tidak bisa melacak perubahan yang mereka buat pada file yang kamu buat. 

Lakukan pengaturan siapa saja yang dapat menambahkan lebih banyak orang atau mengubah perizinan. Secara otomatis, para pengedit dapat menambahkan orang pada daftar pengedit dan mengubah perizinan pengguna lain.Tetapi kamu dapat memberikan pengaturan file dengan mengunci  dan melakukan pengaturan  "Only the owner".

Klik menu"Change" pada jendela "Sharing" pada bagian paling bawah untuk mengatur siapa saja yang dapat menambahkan orang dan mengubah perizinan. Disini, Hanya pemilik berkas yang dapat menghapus seluruh file itu.

Silahkan berbagi tautan. Link berada di bagian atas jendela "Sharing". Setiap orang yang memiliki link tersebut dapat mengakses berkas yang kamu miliki. Serta kamu dapat membagikan tautan melalui email, pesan teks, SMS, dsb.

Kamu juga dapat menggunakan layanan untuk short Url atau memendekkan alamat (URL) saat ingin membuat tweet di Twitter atau sekedar untuk membuat tautan lebih ringkas.

Berikut ini video tutorial tentang cara membagikan dokumen di google drive

Demikian artikel tentang